kintoneで業務ハックはじめました

オペレーション部門の須藤です。
このたびkintoneにて業務ハックを始めました。

もともと社内システムとしてMicrosoftのAccessを30年ほど使っていたのですが、それ以外に業務ソフトとして、会計ソフト、税務ソフト、売上管理ソフトを使用しています。お客様が増えれば(ありがたい！)、この３つに登録するだけでなく、年３～4回の書類送付の管理のためExcelの表にも入力。もちろん移転等変更があれば、そのたびに全てのソフトに修正入力が必要です。そのほか、Accessだけでは業務の進捗状況が分かりにくいと、２つ３つとExcelで入力し管理することも。利便性を求めて増やしていったので、非常に便利ではあるのですが、いかんせん入力する先が多いのがツライ。Excelには入れたけどAccessに入力し忘れたり、その逆もしかり・・・。←たまにですよ！(笑)

そんな折、古くから使ってきたAccessのバージョンが合わなくなったり、システム改修のタイムラグがあったりして「何とかならんかなぁ」と。そういえば、以前コンサルティングの方にkintoneやsalesforceの話を伺ったっけと思い出し、自分で調べつつも周りにも相談。会議で「試しに入れてみよう」となり(画期的！)、コンサルの方に再度お話を伺った後、kintoneを試験導入しました。

*kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供している、webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービス。(wikiより)

とはいえ、誰一人プログラミングの経験なく、コロナ禍のため対面のセミナー等もありません。それでもサイボウズのサイトには懇切丁寧なガイドブックがあり、また操作説明書的な書籍も購入してもらい、コツコツと作成してみることに。ガイドブックや書籍、kintoneヘルプなどを通してサンプルアプリを触っているうちに何となく分かるようになり、いろいろなサイトも活用し、アプリのスクラップ&ビルドを繰り返しました。

データの移行に関しては、Accessから必要なデータをCSVで抜いてもらい、kintoneに取り込みます。この際いらない項目は省いちゃえ！と用途の分からないものは省きつつ、ざっくりできてきた時点で見てもらうことに。ところが自分では不要な項目と思ったものでも意味のある項目だったり、自分が思っていた流れと違うものもあり、改めてインタビューすることも。業務関連のものを作り出すと、やはり全体像が分かっていないと難しいものですね。いろんな人の意見を聞いて確認することが大切！と再認識です。

物品購入アプリや経費精算アプリのほか、業務関連のアプリも少しずつできてきたので、今月から本格導入しました。すると「この場合は？」「こんな項目も欲しい」など、それまで気づかなかった意見がでてきます(嬉しい！)。特注ソフトや汎用ソフトとは違い、自社で随時改良できるのがkintoneの良いところ。アイデアをいただいたら即改良です。また、クラウドサービスなので、テレワークとも相性抜群！もともと70%の完成度でリリースし、みんなの意見で少しずつ完成させていく予定だったので、いまは75％くらい？まだ導入したところなので、どんな形に落ち着くか分かりませんが、みんなで使い込んで少しでも便利になればいいなぁと思っております。