オペレーション部門の安野です。

「すみません。来週の時間14時に変更してください！」

「来週12時でお約束いただいた時間を、14時にずらしていただく事はできないでしょうか？大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」

ほとんど同じ内容なのに、印象がまるで違いますよね。

メールも電話と同じで、顔を合わせることなくコミュニケーションを取らないといけません。

しかも電話と違い、声の調子で感情を伝えたり読み取ったりできない分、更に注意が必要です。

書き方一つで、相手に与える印象が変わってきます。

「相手の立場に立って書く」ことが基本ですが、ポイントを書きたいと思います。
 

◆ 件　名

件名は見ただけでメールの内容が分かるようにしておきましょう。

「ご確認」　→　「見積書作成についてのご確認」

「ご連絡」　→　「打合せ日程の延期についてのご連絡」

しかし、具体的に書きすぎて分かりにくいこともありますので、要点をまとめるようにしましょう。

また、重要なメールには【かっこ】を使うと目を引きやすくなるので、使い分けるのもいいでしょう。

「お願い」　→　「【至急】納期変更のお願い」

◆ 宛　名

ビジネスメールでは、最初に「宛名」を書きます。

会社名だけだと、迷惑メールや間違いメールと勘違いされる可能性があります。

その恐れをなくすためと、相手に自分宛だと分かってもらうために必ず書いておきましょう。

株式会社〇〇　△△様

役職や部署名がある場合は付け足しましょう。

また、有限会社の場合でもですが、㈱㈲など略称を使うのは失礼なので、必ず正式名称で書くようにしましょう。

◆ 本文での注意点

「〇月〇日に納品してください」

よく使ってしまうのではないでしょうか？

「～してください」は命令形になりますので、
「～していただけないでしょうか」「～していただけましたら幸いです」を使うようにしましょう。

◆ 最後に

メールを送る前に誤字脱字をもう一度見直すようにし、メールの最後に誰が送ったのかわかるように、署名をつけるようにしましょう。

氏名だけでなく、電話番号を載せておくと電話での質問や回答もしてもらいやすくなるのでいいでしょう。

メールは電話と違って、その場その場で疑問に思ったことを聞き返したりすることができません。

なので、できるだけ相手がわかりやすい文章を書くようにしましょう。

次回はもう少し細かいポイントを書きたいと思います。

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