【第0438話】仕事の棚卸で仕事改革

　最近、家の近くの荒ゴミステーションに、大量に荒ゴミが捨てられているのをよく見ます。まあ、コロナタイムで色々な断捨離が進んでいるのかなぁ～と、通り過ぎながら見ています。ステイホームで家の中で過ごす時間がとても長くなり、片づけがちょっとしたブーム？になっているのですかね。ご多分に漏れず、私も色々と断捨離です。最初は一緒に過ごしている物の断捨離。必要と思い購入したものが、いつの間にか必要性もなく、単なるデッドストックのようになり、かなりの面積を占有されているという現実。

そういった物の断捨離は目で見ながら、本当に必要な物は残し、他は廃棄できるのですが、この機会ですからきっちり仕事の断捨離もやってみたいところですね。その時、重要なのは「仕事の棚卸」です。それぞれ仕事の内容によって棚卸の内容も違うのでしょうが、どんな内容でも一旦、棚卸表なるものを用意し、そこに書いてみるというのが基本です。まあ、倉庫にある品物を一覧表に何がいくらあるのか？を書いてみるというやつです。

仕事内容の棚卸表と品物の棚卸表を違うところは、仕事には色々な種類があり、一つの仕事が単体で完了するものと、仕事が連なっていたり順番に流れる仕事があります。そういう仕事は仕事で、とにかく紙に書いてみる！というのがコツですね。それで、用意するものは、ポストイットの用紙とペン。誰が、どこで、どんな仕事をいつ頃やっているのか、そのあたりを書いていきます。その用紙が溜まってくると、よくやるやつですね！仕事の流れ的にそのカードを並べてみる。又は、同じような仕事を集めて見る。カードの内容も気が付いたら、どんどん加筆したり編集したり。

面白いところは、ここからですね。
業務改善の基本手順ともいうべき4ステップです。

Step 1　その仕事の中身を客観的に見て、”ほんまに！必要？？この仕事！”っていうやつを見つけては、止めるゾーンへ移動します。
Step 2　違う部署とかで同じような業務が分散していたりする場合は、”まとめるゾーン”へ移動
Step 3　仕事を実施している担当者を、移していく。例えば、社員がやっている仕事をバイトへというのは、”移動ゾーン”へ
Step 4　その分類の後は、それぞれのゾーンの中身を精査検討し、どのように実行するのかを検討します。

何事も、”捨てる”とか”止める”とかは、とても簡単なようで何か難しいですね。捨てるにしても、自分の中で色々な言い訳を必死で考えながら、残そうとする自分と、捨てようとする自分の葛藤があり、仕事も同じで、今までやっていた仕事っていうのは、必要性を感じていたからやっていたのに、いきなり行わなくても大丈夫?なのかっていう不安と、すっきりするかな？っていう考えとが、またまた葛藤です。

こういう事って、”在”が”無”になるという何となく不安感は伴うのですが、結論から言うと、また”無”が”在”に変わるのですね。その時にちょっと頭をひねります。前より素晴らしい”在”は何かっていう事。なので、業務改革のStep4の次は、今以上に価値を生む仕事は何なのかを考え実行することになります。生活空間の断捨離は、何もなくなったスペースをどんな空気で満たすのか？捨てるっていう事は、とても新しい空気感を想像できる面白さがありますね。

まあ、一度お試しあれ(^^)/です。”これって、無くても何の問題もないよなぁ～！！！”って驚きの事実が続々と出てきますよ。自己満足の安心感でやっていることに、多額のコストを支払っていますね。間違いない(^-^;

やこやこ