0部門の近藤です。

わたくし、入社当時はビジネスメールを作ることがとても苦手でした。

苦手だった原因は、作ったメールが

・伝わりづらい
・要点しか書いていない
・上から目線に見える

の3点でした。

色々な人に教わって改善したことは、

①番号をつける・一字下げるなど、見やすさを考慮する
②定型文をつける
③クッション言葉を使う

の3点です。

②については、例えば私ならこう。

「いつもお世話になっております。FCパートナーズの近藤です。」

これを最初につけることにより、いきなり本題に入って、ぶっきらぼうな印象を与えることを

避けられます。これも③の一部だと思っています。

③は今回お話したいクッション言葉。

クッション言葉とは、本題の前に添えて、やわらかくするための言葉です。

例えば、

「恐れ入りますが」
「お手数をお掛けいたしますが」
「ご迷惑をお掛けいたしますが」
「お忙しいところ失礼致します」
「お手すきの時で結構ですので」

先方のことを考えて、少しだけ付け加える一言。

ない時とある時で比較してみましょう。

まずは「ない時」

いつもお世話になっております。
下記についてご確認をお願い致します。
請求書がなかったものですが、発生がありますでしょうか。
・○○
・○○
支払いが不明なものについて、内容を教えてください。
・○○
・○○
ドロップボックスへお願い致します。
・○○

これに、クッション言葉を加えてみましょう。

こちらも参考にしながら直してみます。

いつもお世話になっております。
FCパートナーズの近藤です。
お忙しいところ失礼致します。
質問が4点ございますので、下記についてご確認をお願い致します。
請求書が見当たらなかったものですが、今月発生がありましたでしょうか。
①○○
②○○
支払いが不明なものについて、内容を教えていただけますでしょうか。
③○○
お手すきの時で結構ですので、ドロップボックスへ追加をお願いできますでしょうか。
④○○
以上4点、お手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ふんだんに盛り込んでみました。

このように変えると、印象がガラッと変わります。

相手にも他の仕事があって、忙しいかもしれない、面倒な仕事なのかもしれない。

そういう視点を持って、心遣いをちゃんと文章でも表すことが必要なのだと思います。

いわゆるクッション言葉に当たるのかはわからないのですが、例えば、とても早く返答して頂いた時。

そんな時には「迅速なご対応、ありがとうございます。」

自分が貰っても嬉しい一言です。

定型文だけではなくて、相手への感謝の気持ちを忘れずに文章にできると、お互いに

気持ちのいい、円滑なビジネスメールができると思います。

クッション言葉は、いつもの文章に少しだけ付け加えるだけです。

でも、メールから受ける印象が全然違います。

あなたのメールにも、相手への感謝をこめたクッション言葉を入れてみませんか。

何か素敵な気付きがあるかもしれません。