監査業務第一課の清岡です。
今回は、会議のコストについて見てみましょう。

まずは、会議にかかる人件費を考えてみましょう。

例）

　　会社の利益率　・・・　20％
　　労働分配率　・・・・　50％
　　会議参加者　・・・・　月収40万円（平均労働時間　月200時間）

この条件で、5人が3時間参加した場合のコストは以下のようになります。

一人当たりの時間単価　・・・　40万円／200時間＝2,000円（時給）

 
なお、人件費には賞与や福利厚生費を含みますので、概算で加味します。（1.5倍と考える）

2,000×1.5＝3,000円
3,000円×5人×3時間＝45,000円

一回の会議にこれだけの人件費がかかっているのです。
実際には、人件費の他に光熱費、資料代金等も掛かります。

それでは、この会議にかかった人件費45,000円を回収するには、いくらの売上高が必要でしょうか。

この計算には、『その人件費は適正でしょうか』で説明した「労働分配率」の算式を使います。

労働分配率＝人件費÷（売上×利益率）×100

これに当てはめると・・・

50%=45,000÷(売上×20%)×100
　　　　　↓
45,000円÷50%（労働分配率）÷20%（利益率）＝450,000円

一回の会議にかかる人件費を回収するために、なんと450,000円の売上高が必要となるのです。
この会議が毎週１回あれば、一ヶ月（4回）で180万円の売上高に匹敵するコストとなるのです。

この感覚があれば、会議に対する気持ちも変わるのではないでしょうか。
コストを減らすことを意識し、工夫してみましょう。今まで３時間かかっていた会議を２時間に短縮する、または会議の回数を減らす、等できることから始めましょう。

たとえば、事前に議題や資料を回覧しておく。
これだけで、参加者が事前に資料に目を通したり意見をまとめる事ができ、結果として時間の短縮となります。会議の質も高くなるのではないでしょうか。あわせて終了時間を意識することも大事ですね。

本当に必要な会議なのか、また参加者は適正なのか、受け身になっていないか、そして成果のある会議であるのか、も踏まえて、今一度 会議について見直してみてください。価値ある時間を共有したいですね。

最後に今回のブログの内容は、以前に書いた『その人件費は適正でしょうか？』と同じ指標を使いますが、少し違う角度から人件費を考えてみました。
また労働分配率は、以前の章を参考にしてください。

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