監査業務第一課の清岡です。
今回は、会議のコストについて見てみましょう。

まずは、会議にかかる人件費を考えてみましょう。

例)

  会社の利益率 ・・・ 20%
  労働分配率 ・・・・ 50%
  会議参加者 ・・・・ 月収40万円(平均労働時間 月200時間)

 

この条件で、5人が3時間参加した場合のコストは以下のようになります。

一人当たりの時間単価 ・・・ 40万円/200時間=2,000円(時給)

 
なお、人件費には賞与や福利厚生費を含みますので、概算で加味します。(1.5倍と考える)

2,000×1.5=3,000円
3,000円×5人×3時間=45,000円

一回の会議にこれだけの人件費がかかっているのです。
実際には、人件費の他に光熱費、資料代金等も掛かります。

 

それでは、この会議にかかった人件費45,000円を回収するには、いくらの売上高が必要でしょうか。

この計算には、『その人件費は適正でしょうか』で説明した「労働分配率」の算式を使います。

 

労働分配率=人件費÷(売上×利益率)×100

 

これに当てはめると・・・

50%=45,000÷(売上×20%)×100
     ↓
45,000円÷50%(労働分配率)÷20%(利益率)=450,000円

 

一回の会議にかかる人件費を回収するために、なんと450,000円の売上高が必要となるのです。
この会議が毎週1回あれば、一ヶ月(4回)で180万円の売上高に匹敵するコストとなるのです。

 

この感覚があれば、会議に対する気持ちも変わるのではないでしょうか。
コストを減らすことを意識し、工夫してみましょう。今まで3時間かかっていた会議を2時間に短縮する、または会議の回数を減らす、等できることから始めましょう。

 

たとえば、事前に議題や資料を回覧しておく。
これだけで、参加者が事前に資料に目を通したり意見をまとめる事ができ、結果として時間の短縮となります。会議の質も高くなるのではないでしょうか。あわせて終了時間を意識することも大事ですね。

 

本当に必要な会議なのか、また参加者は適正なのか、受け身になっていないか、そして成果のある会議であるのか、も踏まえて、今一度 会議について見直してみてください。価値ある時間を共有したいですね。

 

最後に今回のブログの内容は、以前に書いた『その人件費は適正でしょうか?』と同じ指標を使いますが、少し違う角度から人件費を考えてみました。
また労働分配率は、以前の章を参考にしてください。

  
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