【第0456話】そろそろ作業はデジタル化ですかね(^^;)

　かなり懐疑的なところもありますが、そろそろコロナも治まりかけている感じですかね？コロナ禍という状況から、仕事の進め方も大きく変化しました。私の事務所で大きく変わったところは、できるだけ移動せず集まらず、しかし密にコミュニケーションをとりながら仕事を進めていくにはどのようにするのか？を深く考えたところです。

このコロナ禍での仕事の進め方を追求していくと、色々な方法が考えられたりツールが出てきたりなのですが、行き当たるところの一つは、処理を行うための「紙もの資料」です。何十年も前から同じように、紙資料が当たり前のように処理されていきます。変わったと言えば、手書きではなく印字されたレシートが多くなってきているぐらいでしょうか？

また、銀行取引に関してはインターネットバンキングを利用して行い、パソコンでそのデータが確認できるという進化はしているのですが、まだ通帳をしっかり記帳しながら預金管理をしていたり、請求書は紙物で郵送されてきて、それを見ながら銀行のATMで振込処理、なんて言うのも当たり前のように行われています。

　そういった事業内容の計数的な集計を行うのが当事務所の仕事の一つとしてあるのですが、事業取引一つ一つをデジタル化するための元データが”紙物”という事が多くあります。処理するための資料を回収し電子データ化するのですが、問題はその”紙物”と言われる資料が無いと処理できないという、何とも原始的な問題点が立ちはだかります。

これら資料を会計データ化していく作業を行い、そしてまた集計値等で違う形でプリントアウトした資料を作成し、処理が終わると外部には出せない資料なので、預かった先に返却するか、他は丁寧にシュレッダー処理もしくは焼却処理をします。他に内部資料等も同じで、結局は”紙物”で保管しないといけない資料は殆どなく、デジタル化さえしておれば”紙物”は当然必要ないはずと考えるのですが、やはり処理を行う上で、取り合えず紙物は現れてくるという現実です。

つまり、”紙物”を作るのにコストをかけ、廃棄するのにコストをかける、という往復ビンタ的な処理コストで、それにコロナ禍でテレワーク推奨となると、大量の”紙物”資料を持ち運びながら処理を行うなんていう事になり、結局はコロナ禍のテレワークでなくても、色々な方向から考えても、原始的な処理から進化できていないガラパゴス的作業方法は、やはり早急に変化させる必要はあるのです。

2022年1月1日より電子帳簿保存法が改正されます。今まで紙物での保存が「一定の要件を満たすと電子化できる」というものです。色々と電子化できない背景には、法律化が中々できないというものあるのですが、今後デジタル化という方向は、色々な面で進むと考えられます。早く”紙物”からの脱却したいものですね。地球環境の事を考えても、大至急改善案件ですね(^^)/

【紙物を減らす】