オペレーション部門の安野です。

今回は、前回の予告どおり、メールについての細かいポイントを書きたいと思います。

◆ 文章は起承転結ではなく、まず結論から

文章を書くときは、つい起承転結を守って書こうとしてしまいがちです。

しかし、ビジネス文章を書くときは、起承転結では結論が後回しになってしまい、読み手からすると何が言いたいのか分かりにくくなってしまいます。

そのようなことがないように、まず結論を書き、その後にどうしてその結論になったのか理由を書くようにしましょう。

◆ 社長宛に送るメールは

社長宛にメールを送る際、「○○株式会社　△△社長」と書かれている人もいるのではないでしょうか？

「〇〇株式会社　△△社長」でも間違いではないのですが、

前回少し触れましたが、会社名＋役職＋名前　が正しい書き方なので、

社長宛の場合は、「○○株式会社　代表取締役社長　△△様」の方が丁寧でいいでしょう。

◆ メールと電話の併用

「わからないことは電話で全部聞きます」

という、メールより電話派という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

簡単にすむ要件や、すぐに返事が欲しい場合は、メールよりも電話の方が効率がいいでしょう。

しかし、相手がなかなか捉まらなかったり、質問事項が多かったりすると、一つ一つ電話で回答を聞くのは大変です。

その点、メールだと相手の都合のいい時に回答ができますので、臨機応変に使い分けましょう。

◆ 文章より箇条書き

質問が多い場合は列挙するようにして、あえて文章にしないのもいいでしょう。

文章が長ければ長いほど、何が聞きたいのかわからないことがあります。

そういう時は、ざっと質問事項を列挙して、相手が回答しやすいようにするのがいいでしょう。

◆ 引用

「打合せの日程ですが、6月4日でよろしいでしょうか？」

このようなメールを受け取られた場合、どのように返事をしていますか？

「その日程で結構です」

という返事だけだと、どのメールの返事かわからなくなってしまいます。

＞打合せの日程ですが、6月4日でよろしいでしょうか？

その日程で結構です。

このようにメールの引用を上手く使うと、伝えたいことがより伝わりやすくなります。

効率よく引用を使ってわかりやすいメールを打てるようにしましょう。

ポイントをいくつか書きましたが、敬語や誤字脱字など、他にもチェックしないといけないことは多々あります。

しかし、なによりも相手にとって読みやすい、わかりやすいメールを書ければいいので、

質問など簡単なメールからやりとりしてみてはいかがでしょうか？