みなさま、こんにちは。社員税理士の光島です。

さて、令和3年10月のコラムで改正電子取引制度について少しふれました。令和4年1月1日から適用されるので、「準備が大変？」や「なにそれ？」など、反応は様々なようです。
 

 
この保存義務が満たされていない場合は、青色申告の取り消しもありうるということなので注意が必要です。（現時点でも、紙での保管が整然とした形式で明瞭な状態でない場合は、青色申告の取り消しもありうるので、原則のところは変わっていないのですが・・・。）
 
つまり、電子取引等で「送受信した取引情報」だけは、これまでのように「紙で出力して保管」が不可になり、「データ」での保管が義務付けられることになります。
「紙」での保管の必要がなくなるので、非常にエコではあります。
 
ただし、データを保存する際には、各ファイルに一定の規則性を持たせたファイル名を付けておかないと（保存要件－「日付」・「金額」・「相手先」をファイル名に含ること）、保存したことになりません。
 
メールに添付された請求書や、ダウンロードするような明細などのＰＤＦ等は、パソコン上でも比較的簡単に扱えるのでいいのですが、スマホのみでも完結するようなチャット形式のサービスやショートメールでの請求書等の添付の場合は、何らかの形で添付されたファイルを保存する方法を手当てしなければなりません。
 
＜必要な手順＞

１．電子取引等で「送受信した取引情報」を探し出し
２．一定の規則性を持たせたファイル名をつけて
３．整然とフォルダ等に保管する
４．保管したデータは必ず検索・取り出しがいつでもできよう状態にしておく
（バックアップを義務化する規定はないのですが、データが消失した場合は証拠書類がなくなることと同等なので、何らかの手当てが必要です）

これらの手順については、システムでの対応も可能でしょうが、多様な電子取引等で「送受信した取引情報」を取り扱う小規模の事業者にとっては、システム導入のコストや複雑な操作方法をマスターすることを考えると、結局、手動での対応になるのではないかと思います。
 

また、これらの情報を取り扱うのは、経理部門だけではありません。
経費を精算する際は、精算する従業員が、電子取引等で「送受信した取引情報」を取り扱うことになり、ほぼすべての社員が対象となる制度でもあるので、教育と「慣れ」が必要になります。
 
この制度の周知が徹底していないことから、今回の税制改正で2年間の経過措置がおかれました。
保存義務者に保存要件に対応できないやむを得ない事情がある場合には、これまで通り（明瞭な出力で整然と保管されている状態）の出力書類の保管でも、電磁的記録の保存をすることができることとするとされました。

 
これは宥恕規定となるので、あくまでも「やむを得ない場合のみが該当」するとことになります。
制度上は、納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認め、かつ・・・となっているのですが、事前手続き等は不要です。
しかし、税務調査の際などに、担当する調査官にやむを得ない事情があると認めてもらう必要があります。先ほど指摘したように、手動で対応する以上「慣れ」が必要です。
 
経過期間中では「従業員が制度に慣れていないので、完全ではないのですが制度を理解しながら少しづつ実践していっています。」という姿勢が、「やむを得ない事情」となれば、この制度も悪い側面ばかりではないと思います。

この2年間の経過期間を活用して、徹底的に制度に慣れていきましょう。では。

文中のイラストは、国税庁のサイトからお借りしました。

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