ファックスソフトの導入で無駄なファックスによる紙資料が大幅に減少!前回のつぶやきで書いたとおり、成果は見られます。しかし、不安は残ります。というのは、色々なところから内部のスタッフあてに送られてくるので、ファックスが届いていてもパソコン上のファックスデータを確認しない限り分かりません。

 それで、常に誰かがパソコンを確認しながら、顧問先からのファックスに関してはパソコンから出力している感じです。しかし、今の段階ではまあいいか!!と思いながら見ています。通常ファックス器からそのまま出力されていたときは、紙物だけが残っているだけでしたが、今回の方法はファックスイメージはパソコンに残っている。つまり書類が電子化されているという点です。その資料確認後は、シュレッダーしてもOKなんですね。

 しかし、ファックスでの書類を電子化するぐらいというのは、まだまだ。そこで前から考えていた書類のスキャニングです。スキャニングを考えて、今年初旬にスキャニング機能付コピーファックス器に入れ替えたのですが、自分の近くに無いとか、機能がコピー、ファックス、スキャニングと色々とあることから、いちいち切り替えないといけない。簡単な事なんですが、それが非常に高いハードルとなって、中々腰が上がりません。

 そんなもやもやした毎日を過ごしているある日、日経新聞の広告を見ました。”お~!!これや~!!!これでほぼ解決するんちゃう!!!”久々の感動広告。それで早速、ネットで検索してみました。コマーシャルビデオ付のホームページです。観ていると、イメージどおり。すぐに2台注文です。1台は私専用です。

 届いて早々、もう机の上にある電子化したい書類を片っ端にスキャニングです。スキャニング三昧と言うほうがいいのでしょうか。

何とも気持ちがいいです。スキャニングされた書類が、どんどん山積みされていきます。ファイリングしている書類も。そのファイルから出して中身を見ながら、”この書類って、私が生きている間に1回ぐらい見るかな?見ないやろな~。”っていうし書類。保存している色々なカタログ。エクセルやワードのファイルでもあるのに出力したファイル。等々色々な書類が、山のように存在します。ファイルしているという安心感だけの書類の山。

 このスキャナー器は富士通の器械なんですが、とにかく操作が簡単。書類をそれに重ねて入れて、スイッチポン。それで両面同時にスキャニングしていきます。カラーであったらカラー、モノクロはモノクロ。それに、かなり高速です。A4の書類を1分間に約20枚ぐらいはスキャニングします。 

 おかげで今日でまだ5日ぐらいですが、すでに2000枚ぐらいはスキャニングしました。書類棚にあったファイルもどんどん無くなり、机の周りがかなりすっきりです。とにかく、必要な時にすぐさま、その目的の書類を探し出し、復元できればよいのですから、そのときまでパソコンの保存場所でファイリングです。

 政府が進めている、e-ジャパン構想ですか、色々な事、物、・・・を電子化しようとかなり前からやっているようですが、しかし、中々政府レベルで進めても進みません。電子文書構想も、まだまだ法律的な面からもハードルが高いようです。そのような状況ではあるのですが、そんな構想からというのではなく、とにかく机の周りすっきり、どんな書類も一発検索、資源を大切に、という非常に単純かつ壮大という、またまた一石二鳥。

 ただ、残る課題は、人間自身の感覚的な問題です。例えば、常に紙物で保存していないと不安!、電子データは消えると無くなってしまう!等々。全て感覚とか、考え方、習慣。”環境は揃いましたが、どうされますか?”と問われている感じがします。私は、迷い無く”YES I do !!”ですね。

               やこやこ

 

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