【0361話】経理処理は徹底的に合理化

　何らかの事業をしていると、必ずついてくるのが経理処理です。事業で起きたことを全て金額で記録していくという行為です。その内容は金額の大小に関わらず、たとえ1円の行為であっても、一億円の行為であっても、一つの取引は取引として処理していきます。例えば身近なところから言うと、タクシー代を現金で支払った、という取引があったとします。すると、現実に手持ちの現金は減少し、その証明として領収書を受け取ります。その領収書から、一つの取引として経理処理をするのですが、そういう取引を全て記録します。

すなわち、事業活動の日記を事細かく数字で書いていくというイメージです。しかし、英語や中国語を聞き、それを日本語で日記をつけるような感覚でもあります。しかも事後処理ということもあって、後回しになりがち。後回しの分、資料を見ただけでは取引内容が思い出せなかったり、また、経理処理をする人と、その活動をした人が違っていた場合、内容が不明であったり･･･。毎月月末締めの後、早期にその処理を行いたいのですが、色々と業務を兼務している場合、ますます処理が遅くなっていき、気がつくと未処理の書類の束が山積み！ってことはないでしょうか。

その結果、現状の経営内容がはっきりわからず、分からないので感覚的そして闇雲に、目先の行動に走ってしまう。やたらと忙しい割に、利益が出るどころではなく、資金繰りに走り回らないといけない、っていうよくあるパターン。

そこで、いかに経理処理を簡単に行うのか？という結論に至ります。世の中色々な業種が存在し、それぞれ非常に進化しているのですが、経理処理という業務は今だに何百年も前に考えられた処理方法をベースに処理されています。言い方を変えれば、非常に凄い仕組みなのかもしれませんが、しかし処理に時間を取られているということには間違いありません。

　経理処理というのは、ある意味寄せ鍋のようなものです。それぞれ全く違う具材を一つの鍋に入れて炊きます。それぞれ具材の処理の仕方は違うのですが、最終的には同じ鍋の中に入れる。そんな感じかもしれません。経理では、売上の処理、そして支払の処理、人件費の処理、現金取引の処理、預金取引の処理等々、それぞれの処理のやり方が違います。そしてパソコンで処理をしたり、手書きで処理をしたり、というツールの違いもあります。それぞれで計算された数字を、複式簿記という言葉に置き換え、そこで集計し業績を判定できる資料を作成します。

また、その経理処理の合理化といっても、簡略的に経理処理をするのではありません。むしろ、合理化する前より詳細なデータが出なければ面白くありません。今まで、経理処理に時間がかかるために簡略的に行っていた、例えば色々な事業を営んでいるのにもかかわらず、それぞれの採算を計算させる経理処理はせずに、まとめて処理をしている、いわゆる「丼勘定」。これは非常にＭＯＴＴＡＩＮＡＩ処理です。

ではどのように合理化させるのか？色々とテクニック的なことはあります。まずは現金取引を大幅になくすこと。現金取引は領収書を紛失しただけで、その取引が全く分からなくなり、しかも現金残高に過不足が発生します。それを探すだけで大変な時間と労力がかかります。次に重要なのは、一度処理をしたデータは徹底的に使いまわす仕組みを作ることです。複式簿記と言うのは、そもそも色々な数字の転記の連続です。その転記に時間がとられ、また間違いも発生しやすくなってしまいます。後は、処理の基になる資料の整理手順をしっかり決めておき、素早く整理をすることです。基本的には、その三つをどこまで突き詰められるかで、経理処理は大幅に合理化が可能なのです。

そういう事を考えながら寝た時に何度か見たことのある夢は、経理処理のための書類を洗濯機のような機械に全て掘り込むと、それが機械の中でガラガラまわりながら、”ピー！”という音と共にプリンターから月次試算表がアウトプットされる、っていう夢です。形こそ違うのかもしれませんが、そういう時代がもう来るかもしれません。が、それまでは知恵を絞って、合理化、そして経営資料の早期完成ですね。